Wie zijn we

Ons site adres is: https://xcellentjob.nl

Privacy statement Xcellentjob

versie: april 2022

Xcellentjob Uitzendbureau (hierna: ‘Xcellentjob’ en ook ‘wij’ en ‘ons’) statutair gevestigd en kantoorhoudende te (1333 HK) Almere aan de Splijtbakweg 30 D, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 73412015, heeft diverse opdrachtgevers waaraan zij haar werknemers ter beschikking stelt. Ook verricht Xcellentjob diensten op het gebied van werving en selectie. Voor onze dienstverlening is het noodzakelijk dat wij jouw persoonsgegevens verwerken. Wij hechten veel waarde aan jouw privacy en wij houden ons daarom aan de regels die voortvloeien uit de wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Door middel van dit privacy statement willen wij voor jou inzichtelijk maken wat wij met de persoonsgegevens doen die jij aan ons verstrekt.

Toepassing

Dit privacy statement is van toepassing op:

1. aspirant-medewerkers die zich als werkzoekende hebben ingeschreven bij Xcellentjob en medewerkers, stagiaires en andere bij Xcellentjob werkzame personen (waaronder zzp’ers) die via Xcellentjob ter beschikking worden gesteld aan opdrachtgevers;
2. (interne) medewerkers van Xcellentjob die niet ter beschikking worden gesteld aan opdrachtgevers;
3. alle bezoekers van onze website;
4. werknemers of vertegenwoordigers van onze (potentiële) zakelijke relaties (waaronder leveranciers en opdrachtgevers van Xcellentjob).

Doeleinden en grondslagen verwerking van persoonsgegevens van (aspirant) medewerkers

De persoonsgegevens worden door Xcellentjob verwerkt voor de volgende doeleinden:

• De beoordeling van jouw geschiktheid en beschikbaarheid voor arbeidsbemiddeling;
• Jouw bemiddeling naar arbeid;
• Het aangaan van een arbeidsverhouding en de daarvoor relevante administratievoering;
• Het onderhouden van de arbeidsverhouding en het voeren van een personeels- en salarisadministratie;
• De uitvoering van de arbeidsovereenkomst tussen jou en Xcellentjob;
• Het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst tussen Xcellentjob en onze opdrachtgevers;
• Het informeren van jou over onze dienstverlening;
• Kwaliteits- en management doeleinden, zoals audits, accountantscontrole en certificeringen;
• Het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling, door middel van bijvoorbeeld opleidingen;
• Het voldoen aan onze re-integratieverplichtingen;
• Het aanvragen van subsidies, premiekortingen, etc.;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Xcellentjob rusten;
• Het beantwoorden van jouw vragen;
• Het voldoen aan een gerechtelijk bevel of vonnis.

De persoonsgegevens worden slechts verwerkt, indien aan een van de wettelijke grondslagen is voldaan.

• De meeste verwerkingen van persoonsgegevens worden verricht omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je betrokken bent.
• Ook worden persoonsgegevens verwerkt om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Xcellentjob rust, denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van persoonsgegevens aan de belastingdienst op grond van de Wet op de Loonbelasting of het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de Wet verbetering poortwachter.
• In sommige gevallen is de verwerking noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Xcellentjob of een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van jou zwaarder wegen dan de belangen van Xcellentjob en/of de derde.
• En met toestemming verwerken wij de pasfoto van (aspirant) medewerkers op Mijn Xcellentjob en vragen gesteld door jou via het webformulier.

Inschrijving bij Xcellentjob en bemiddeling naar arbeid

Als je je inschrijft, verzoeken wij je de volgende persoonsgegevens aan ons door te geven:

• NAW-gegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Over welke opleiding(en)/werkervaring(en)/certificaten je beschikt
• Of je in het bezit bent van een rijbewijs (indien en voor zover van belang voor de functie)
• Beschikbaarheid en gewenste salaris
• Geslacht
• Burgerlijke staat
• Kopie identiteitsbewijs (en daarmee dus ook de gegevens die hierop vermeld staan, zoals BSN, pasfoto en nationaliteit)
• Kopie verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning (indien van toepassing)

Mocht je ervoor kiezen om bij de inschrijving je curriculum vitae (hierna: ‘cv’) aan ons te verstrekken, dan kun je de volgende gegevens vermelden: naam (voorletters, voornamen, achternaam, roepnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gewenste beroepen/functies, werkervaring, opleidingen, cursussen en competenties. Wij raden je af om andere dan deze gegevens in jouw cv op te nemen.

Indien voor een bepaalde functie bijzondere eisen worden gesteld op het punt van de medische geschiktheid, kan Xcellentjob zich in bepaalde situaties door middel van een medische keuring laten informeren over jouw medische geschiktheid voor de functie. Het resultaat van die keuring (en niet de medische gegevens zelf) wordt door de bedrijfsarts slechts aan Xcellentjob verstrekt, nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Indien een verklaring omtrent gedrag (VOG) noodzakelijk is voor de (gewenste) functie, is het Xcellentjob toegestaan om in de administratie op te nemen dat een VOG is afgegeven. Mocht een VOG niet worden afgegeven, dan zal Xcellentjob daarover niets in de administratie opnemen.

Je hoeft geen gegevens over je gezondheid te verstrekken aan Xcellentjob, indien die niet rechtstreeks van belang zijn voor de uitoefening van de functie waarnaar je solliciteert. Je bent echter wel verplicht melding te maken van gezondheidsklachten waarvan je weet of moet begrijpen dat deze jou ongeschikt maken voor de functie.

Verstrekken persoonsgegevens aan opdrachtgever

Indien verenigbaar met het doel waarvoor jij jouw persoonsgegevens aan Xcellentjob hebt verstrekt, is het Xcellentjob toegestaan jouw persoonsgegevens te verstrekken aan potentiële opdrachtgevers. Xcellentjob verstrekt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor jij jouw persoonsgegevens aan Xcellentjob hebt verstrekt. Het betreffen de volgende persoonsgegevens: naam , woonplaats, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, opleidingen, werkervaring (indien en voor zover van belang voor de functie), cursussen (indien en voor zover van belang voor de functie), andere gegevens die betrekking hebben op jouw werkervaring (indien en voor zover van belang voor de functie)

Indien en voor zover van belang voor de functie kan Xcellentjob ook de volgende gegevens aan potentiële opdrachtgevers verstrekken: of je in het bezit bent van een rijbewijs, of een verklaring omtrent gedrag (VOG) aan jou is afgegeven. Indien er geen VOG is afgegeven, zullen wij daarover geen uitlatingen doen aan de potentiële opdrachtgever. Indien een medische keuring vereist is: of je (op basis van de medische keuring) geschikt bent voor de functie.

Op het moment dat je aan het werk gaat bij een opdrachtgever van Xcellentjob, dan kan Xcellentjob ook jouw BSN verstrekken aan de opdrachtgever.

ZZP’ers

Voor de zzp’er geldt dat Xcellentjob de volgende gegevens tevens verwerkt: bankrekeningnummer, inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel, uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, kopie WA-verzekering (m.b.t. de aansprakelijkheid van de onderneming), Btw-nummer. Er wordt geen kopie identiteitsbewijs of BSN verstrekt. Indien de zzp’er afkomstig is uit een niet-EER land (alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland) wordt echter wel een kopie identiteitsbewijs verwerkt. Tenslotte wordt er een kopie verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning verwerkt indien van toepassing.

Tijdens de arbeidsovereenkomst

Gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst, is het Xcellentjob toegestaan bepaalde persoonsgegevens van jou te verwerken in jouw personeelsdossier. Het gaat onder andere om klachten, waarschuwingen, persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende, vakantieaanspraken en correspondentie over het functioneren. Het is Xcellentjob toegestaan (al dan niet verplicht) om bepaalde persoonsgegevens van jou te verwerken, ten behoeve van de salarisadministratie. Het gaat onder andere om loonstroken, loonbeslag, pensioengegevens, jaaropgaven en een loonheffingsverklaring. In geval van een ziekmelding kan Xcellentjob een aantal persoonsgegevens van jou verwerken, zoals : het (verpleeg)adres, de vermoedelijke duur van je verzuim, de lopende afspraken en werkzaamheden en of jij onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling). Nadat de bedrijfsarts is geraadpleegd wordt o.a. verwerkt welke werkzaamheden je niet meer of nog wel in staat bent te verrichten en eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die Xcellentjob voor de re-integratie moet treffen.

Er kunnen zich situaties voordoen die het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens van jou noodzakelijk maken voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Xcellentjob of dat van de opdrachtgever. Dit kan bijvoorbeeld zo zijn als er in verband met jouw re-integratie specifieke re-integratie-activiteiten,

Verstrekken persoonsgegevens aan anderen dan opdrachtgevers

Xcellentjob kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan anderen, indien dit verenigbaar is met de genoemde doeleinden en grondslagen, waaronder leveranciers, audit instanties, overheidsinstellingen en bedrijven en/of personen die Xcellentjob heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers).

Bewaartermijnen

Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden. Na de (wettelijke) bewaarperiode worden jouw persoonsgegevens vernietigd. Indien je niet werkzaam bent geweest voor Xcellentjob, bewaart Xcellentjob jouw persoonsgegevens in elk geval niet langer dan 2 jaar. Indien een kopie van jouw identiteitsbewijs is gemaakt bij jouw inschrijving, dan bewaart Xcellentjob dit afschrift, totdat dit niet meer noodzakelijk is. Xcellentjob vernietigt het afschrift in elk geval uiterlijk vier weken nadat het afschrift in de administratie van Xcellentjob is opgenomen, tenzij je met Xcellentjob een arbeidsovereenkomst bent aangegaan in die periode van vier weken. Op het moment dat jij aan Xcellentjob mededeelt dat je niet langer bemiddeld wilt worden naar arbeid, verwijdert Xcellentjob op dat moment al jouw persoonsgegevens uit haar systeem. Als er tussen jou en Xcellentjob een arbeidsovereenkomst (of andersoortige betrekking) tot stand is gekomen en deze is geëindigd, zal Xcellentjob jouw persoonsgegevens niet langer dan twee jaar bewaren, tenzij er op Xcellentjob een wettelijke verplichting rust om de persoonsgegevens langer te bewaren. Een langere (wettelijke) bewaarplicht geldt voor Xcellentjob (in elk geval) in de volgende situaties:
a) Persoonsgegevens met betrekking tot jouw gezondheid mogen langer worden bewaard dan twee jaar, indien er een arbeidsconflict of een geschil over de toekenning van een arbeidsongeschiktheidsuitkering speelt. De betreffende gegevens worden verwijderd op het moment dat het conflict/geschil ten einde is.
b) Voor alle persoonsgegevens die zich bevinden in de salarisadministratie, geldt dat Xcellentjob deze gedurende 7 jaar bewaart.
Formulier loonheffingen dat jij hebt ingevuld (althans het document waarin je hebt aangegeven dat Xcellentjob al dan niet rekening moet houden met de loonheffingskorting), kopie identiteitsbewijs, naam met voorletters, geboortedatum, Burgerservicenummer, adres met postcode, woonplaats, en in geval jij niet in Nederland woont, het woonland en de woonregio worden 5 jaar bewaard.

Indien er gedurende jouw dienstverband – bij langdurige ziekte – een re-integratiedossier is opgebouwd en deze ook gedurende jouw dienstverband weer is gesloten, bewaart Xcellentjob dit re-integratiedossier in principe niet langer dan twee jaar (na afronding van de re integratie). Administratieve gegevens over jouw ziekteverzuim (zoals gegevens voor de loondoorbetalingsverplichting, datum van de ziekmelding, de duur van het verzuim en de datum van herstel), worden in principe maximaal twee jaar bewaard nadat de arbeidsrelatie is beëindigd.

Indien Xcellentjob eigenrisicodrager is voor de Ziektewet (ZW), worden de gegevens die noodzakelijk zijn voor het eigenrisicodragen maximaal vijf jaar bewaard. Indien Xcellentjob eigenrisicodrager is voor de regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA), worden de betreffende gegevens voor de duur van het WGA-traject (dus maximaal tien jaar) bewaard.

Zakelijke relaties

Van werknemers of vertegenwoordigers van onze (potentiële) zakelijke relaties (hierna: ‘relaties’) verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• (Zakelijke) NAW-gegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Functie

De persoonsgegevens van relaties worden door Xcellentjob verwerkt voor het onderhouden van een zakelijke relatie, het tot stand brengen, onderhouden en uitvoeren van de overeenkomst tussen Xcellentjob en de relatie, het verstrekken van informatie, het voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Xcellentjob rusten.
Xcellentjob verwerkt de persoonsgegevens van zakelijke relaties, omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of omdat er een wettelijke verplichting is (bv. fiscale verplichtingen) of omdat zij daartoe een gerechtvaardigd belang heeft (bv. verstrekken van informatie) of met jouw toestemming (aanvragen informatie via het contactformulier op de website). Xcellentjob kan de persoonsgegevens van relaties doorgeven aan anderen, indien dit van belang is voor de uitvoering van haar dienstverlening (gerechtvaardigd belang), waaronder (aspirant-)werknemers, leveranciers, auditinstanties, overheidsinstellingen, onderaannemers en aan bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder verwerkers). Daarnaast kan Xcellentjob de persoonsgegevens van relaties doorgegeven aan anderen, indien Xcellentjob daartoe verplicht is op grond van geldende wet- en/of regelgeving, gerechtelijk bevel of vonnis of nadat u daarvoor toestemming heeft verleend.

Bescherming persoonsgegevens

Xcellentjob treft verschillende beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat jouw persoonlijke gegevens worden beschermd. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd personeel binnen Xcellentjob. Digitale dossiers zijn alleen bereikbaar via persoonlijke inloggegevens van bevoegd personeel. Xcellentjob schakelt derde partijen en/of verwerkers in om diensten te verrichten in verband met het beheer en de beveiliging van haar systemen. Het kan zijn dat Xcellentjob persoonsgegevens verstrekt aan deze derde partijen. Xcellentjob autoriseert deze partijen uitsluitend om deze gegevens te gebruiken in verband met de diensten die zij verrichten. Er vindt geen gegevensverwerking plaats buiten de EER. Mocht dit in de toekomst anders zijn dan zal worden voldaan aan passende of geschikte waarborgen.

Bezoekers website: Cookies

Xcellentjob kan bepaalde informatie automatisch verzamelen en opslaan wanneer je onze website bezoekt. Zo kan Xcellentjob bijvoorbeeld iedere keer dat je onze site bezoekt jouw IP-adres, browser informatie opslaan. Ook vergaart Xcellentjob informatie over bezoek patronen en sitegebruik. De informatie die Xcellentjob van jou ontvangt, wordt gebruikt om de website te evalueren, te verbeteren en voor statistische doeleinden. Xcellentjob maakt op de website gebruik van ‘cookies’ om meer inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Zo kan Xcellentjob het aanbod en de navigatie van de website verder verbeteren. Een cookie is een zeer klein tekstbestand dat door het bezoek aan een website op de computer van de bezoeker wordt geplaatst. Dit gebeurt zonder dat de bezoeker het in de gaten heeft. Het tekstbestand kan bij een later bezoek worden uitgelezen, maar wel alleen door de website die het aan de computer van de gebruiker heeft gegeven. In het tekstbestand wordt informatie opgeslagen over het gebruik van de gebruiker van de website van Xcellentjob. Via de website van Xcellentjob worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als onderdeel van Google ‘s Analytics Dienst. Xcellentjob gebruikt Analytics voor de benodigde statistieken over het gebruik van de website. Google kan de informatie aan derden verschaffen, indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Xcellentjob heeft hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Als je bezwaar hebt tegen het gebruik van cookies, kan je deze cookies uitzetten via de instellingen van jouw internetbrowser. Dit kan echter het functioneren van de website van Xcellentjob op jouw browser negatief beïnvloeden.

Rechten van betrokkenen

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, verzet en overdracht. Daarnaast heb je het recht om een eenmaal gegevens toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens weer in te trekken.

Voor de uitvoering van jouw bovengenoemde rechten, kan je een e-mail zenden naar Info@Xcellentjob.nl.

Mocht je vragen of klachten hebben met betrekking tot het privacybeleid van Xcellentjob, neem dan contact met ons op. Dit kan per e-mail via Info@Xcellentjob.nl. Xcellentjob zal jouw vragen of klachten in behandeling nemen en daar uiterlijk binnen vier weken op reageren. Mocht je niet tevreden zijn of de behandeling van jouw klacht, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.